こういった疑問に答えます。
驚きのコスパ感で、副業・個人事業主・起業を検討中の方から圧倒的な支持を得ているバーチャルオフィス。賃貸オフィスやレンタルオフィスよりも格安な一方で、トラブルに巻き込まれるリスクが気になるところ。いくらお得とはいえ、トラブルは勘弁してほしいですよね。
そこで本記事では、バーチャルオフィスの「トラブル事例」と「具体的な対策」を解説します。
ランニングコストを抑えつつ、誠実にビジネスを展開したい方はぜひ参考にしてください。
CONTENTS
バーチャルオフィスのトラブル事例５選【対処法あり】
バーチャルオフィスを契約する前に知っておきたい、トラブルや問題点をご紹介します。
トラブル事例①：かつて犯罪に使われた住所だった…
契約したバーチャルオフィスの住所が、過去に犯罪に悪用されていた住所であるリスクも考えられます。
背景
10年以上前までは、バーチャルオフィスは犯罪に悪用されがちでした。警視庁の発表によると、平成26年の上半期にバーチャルオフィスが犯罪に悪用された契約件数は112件とのこと。
犯罪に利用されていた背景には、以下2つがあります。
- 低価格
- 審査がゆるゆる
2008年に「犯罪収益移転防止法」が施行されるまで、バーチャルオフィスの契約審査で「本人確認」が必須ではありませんでした。本人確認自体もずさんだったため、偽変造した運転免許証でも審査が通っていたとのこと。
本人確認書類として運転免許証を確認した契約件数86件のうち、偽変造が認められる運転免許証の写しを保管していたのは60件であり、生活経済事犯を敢行する者がバーチャルオフィスサービスを契約する際に、偽変造した運転免許証又はそのコピーを用いている状況が認められる。
引用：主な生活経済事犯の検挙状況等について｜警視庁
犯罪収益移転防止法とは、マネーロンダリング（資金洗浄）を防ぐ法律です。バーチャルオフィス契約時に厳格な「本人確認」および「審査」が義務付けられました。
貴社へのリスク
「犯罪歴のある住所」があなたに割り振られた場合、以下のトラブルに巻き込まれるかもしれません。
- 口座開設や融資の審査に悪影響
- クライアントから「反社」だと疑われやすい
対処法
「犯罪歴のある住所」と契約しない方法は、意外とカンタンです。
- 「審査」がしっかりした会社と契約する
- 「犯罪歴」「怪しいウワサ」をネットで調べる
「審査がしっかりしている会社」＝「提出書類がたくさんある会社」と定義付けできます。とくに法人として利用する場合は、「本人確認」だけではなく、「登記事項証明書」も提出を求められるほうが審査がしっかりしている印象です。
犯罪歴がない安全な住所かどうかは、ググれば一発でわかります。契約予定の住所がわかる場合は、『該当場所の住所＋犯罪』『該当場所の住所＋事件』で検索してみましょう。契約予定の住所がわからない場合は、各社のクチコミを調べるのが確実です。
トラブル事例②：郵便物をすぐに受け取れない…
「急いで郵便物を受け取らなきゃいけない」時には、不便を感じるかもしれません。
バーチャルオフィスでは郵便物転送サービスを行っていますが、利用者に届いた郵便物を転送するのは基本的に週1回のところが多いため、郵便物をすぐに受け取れないのがデメリットです。
背景
バーチャルオフィスでは郵便物転送サービスを行っています。郵便物をバーチャルオフィスで担当スタッフが受け取ってくれて、その郵便物を自宅などに転送してくれます。
郵便物の転送は「週1回」or「月1回」が一般的であるため、どうしても受け取りまでにタイムラグが発生してしまいます。
貴社へのリスク
「郵便物をすぐに受け取れない」場合、以下のトラブルに巻き込まれるかもしれません。
- 至急対応しなければいけない手続きに遅れる
- 請求書の受け取りが遅れる→クライアントから催促される
対処法
「郵便物をスムーズに受け取る方法」もあるので、ご安心ください。
- 急ぎの場合は、郵便物を直接受け取りに行く
- 急ぎの場合は、「スポット転送（オプション）」を利用する
- 毎日転送してくれるオプションを利用する
多くのバーチャルオフィスでは、即日/翌営業日に発送してくれる「スポット転送（会社によって呼び方が異なる）」があります。レゾナンスの「スポット転送」は、1回500円で即日に転送してくれます。
また、DMMバーチャルオフィスの「転送カスタマイズ」なら、月額1,650円で毎日転送してくれます。
トラブル事例③：運営会社がいきなり倒産…
バーチャルオフィスの運営会社が突然倒産してしまったら、あなたのビジネスにも支障をきたしかねません。
背景
一般的にバーチャルオフィスは「都心の一等地」にオフィスを構えています。東京都の銀座や青山など、家賃が圧倒的に高いため、入居者の集客にうまくいかないと閉鎖や倒産のリスクがあります。
貴社へのリスク
「バーチャルオフィスがいきなり倒産」した場合、以下のトラブルに巻き込まれるかもしれません。
- 法人登記先を新たに見つける必要がある
- 「ホームページ」「名刺」「販促物」などの住所を全て書き換える手間とお金がかかる
対処法
「集客に成功している人気な運営会社」を選ぶことで、倒産のリスクがなくなるでしょう。安心して契約できるバーチャルオフィスは、トラブルが起きにくいバーチャルオフィスおすすめ３選で後述しています。
トラブル事例④：バーチャルオフィスを利用できない業種がある…
ほとんどの業種でバーチャルオフィスを活用すべきであるものの、一部の業種ではバーチャルオフィスを利用できません。
背景
許認可が必要な業種は、バーチャルオフィスを利用できません。なぜなら、オフィスに設備や面積を求められるからです。
たとえば、労働者派遣事業の場合は、「オフィスの面積が20㎡以上あること」が条件です。バーチャルオフィスの面積は実質ゼロなため、不適切と言えるでしょう。
事業所について、事業に使用し得る面積がおおむね20㎡以上あるほか、その位置、設備等からみて、労働者派遣事業を行うのに適切であること。
・当該要件を満たすためには、次のいずれにも該当すること。
ａ 風俗営業等の規制及び業務の適正化等に関する法律(昭和23年法律第122号)で規制する風俗営業や性風俗特殊営業等が密集するなど事業の運営に好ましくない位置にないこと。
ｂ 労働者派遣事業に使用し得る面積がおおむね20㎡以上あること。
引用：労働者派遣事業の許可の要件｜厚生労働省
貴社へのリスク
「バーチャルオフィスを利用できない業種」なのに契約してしまった場合、バーチャルオフィス代がムダになります。新たにレンタルオフィスや賃貸オフィスの契約が必要です。
対処法
「バーチャルオフィスを利用できない業種」かどうかは、契約前に確認しましょう。バーチャルオフィスがNGな業種は、バーチャルオフィスは怪しい？違法？【法人登記した経営者が語る】でくわしく解説しています。
トラブル事例⑤：格安のはずが、追加料金をぼったくられる…
「低価格」だから契約したものの、予想外の追加費用が発生してしまうトラブルも発生しています。
バーチャルオフィスでは、住所・電話・FAXを総合してレンタルする事ができます。しかし、全てをレンタル出来る訳ではなく、一つ一つがオプションとなっている事があります。
特に低価格のバーチャルオフィスでは、住所のみの取り扱いがベースとなっている事がありますので基本料金の中に何が含まれているのか、あらかじめ確認する事が重要です。
背景
多くの個人事業主・中小企業の経営者は、「価格重視」でバーチャルオフィスを選びます。言い換えるなら、「格安なバーチャルオフィスしか契約が取れない」です。
ホームページ上では「格安」「他社よりもコスパが良い」とアピールしていても、実態として、ホームページに記載していない追加料金が発生するケースも報告されています。
貴社へのリスク
「予想外の追加料金」が発生する場合、以下のトラブルに巻き込まれるかもしれません。
- 固定費（ランニングコスト）の増加による、経営状況の悪化
悪質なバーチャルオフィス会社と契約しちゃうと、「節約」のためにバーチャルオフィスを活用している意味がなくなってしまいます。
対処法
「悪意のある追加料金ゼロ」なバーチャルオフィスと契約する方法は、以下の2つです。
- 料金ページに「オプション詳細」がていねいに記載している
- あなたがバーチャルオフィスに求める機能を契約前に理解しておく
結論：「人気なバーチャルオフィス」なら、トラブルに巻き込まれない
「人気のある運営会社のバーチャルオフィス」と契約すれば、トラブルの可能性がほぼゼロです。
なぜなら、トラブルが多発したら、悪いウワサはすぐに広まるからです。口コミが良い評判のバーチャルオフィスが、わざわざ悪事を働くとは思えないですよね。
さらに言うと、バーチャルオフィスの利用者は「ITリテラシーが高め」です。悪意あるトラブルに巻き込まれたら、すぐにクチコミサイトに書き込むはずです。
実際に、ぼくが経営する株式会社SUNCOREは、レゾナンスを利用して1年近くが経過します。なのに、小さなトラブルにさえ遭遇したことはありません。
本当に信頼できる＆人気のバーチャルオフィスは、次の章で解説します。
トラブルが起きにくいバーチャルオフィスおすすめ３選
絶対にトラブルを回避したい方におすすめのバーチャルオフィスをご紹介します。
選定基準は、「事業年数」「口コミの数/質」「運営会社の信頼性」です。
この3社なら、変なトラブルに巻き込まれる心配はないでしょう。ただし、企業規模や業種によって必要なサービスは異なるため、各社のプラン内容をしっかり把握することが大切です。
バーチャルオフィスを健全に活用して、ムダな経費を節約しよう
運営会社さえ間違えなければ、バーチャルオフィスは健全に利用できます。トラブルが起きにくいバーチャルオフィスおすすめ３選の運営会社なら、反社や犯罪などのトラブルに巻き込まれる心配もないでしょう。
法律を遵守しつつ、バーチャルオフィスを活用して、無駄なランニングコストを削減しましょう。
